Por Charlley Luz
Um projeto de GED não é nenhuma novidade no mundo da TI e nem na gestão da informação, mas é importante destacar alguns pontos primordiais no processo de gerenciamento eletrônico de documentos.
O primeiro ponto é definir de fato o que é GED. A Gestão Eletrônica de Documentos incorpora o conceito de digitalização de documentos. Aqui o trabalho é de fato garantir que os documentos nascidos em papel passem a ter uma CÓPIA digitalizada e que possa ser facilmente recuperada através da indexação (palavras-chave).
Este documento não tem valor legal (é uma cópia). Esta é uma forma de gerenciar, através de um ambiente digital, o acesso, a indexação, busca e consulta de um documento. Porém se houver necessidade de prova o que vale legalmente é sua original impressa. É fato. Não aventure-se em tentar diminuir a papelada, pois essa pode ser uma forma de levar as informações de sua instituição para a ilegalidade.
Recentemente foi aprovada no Senado a possibilidade de documentos digitalizados serem válidos. Pela nova lei, ainda não regulamentada, será necessária que haja fé pública validando a digitalização, isto é, o uso de uma chave pública, assinatura digital, fornecida por cartórios. A única forma de digitalização válida hoje, onde você pode “rasgar o papel”, ou seja, eliminar o original, é a microfilmagem, que também possui uma série de regras que devem ser seguidas e também incorporam a idéia de validação através de fé.
